تبلیغات
بهار 86 - نقش مدیریت كیفیت فراگیر ماهان سورف FellowEquality.com

نقش مدیریت كیفیت فراگیر

یکشنبه 26 اسفند 1386 10:03 ق.ظ

نویسنده : اصغر محمدیان
ارسال شده در: عمومی ،

بروز بحران در سازمانهای مختلف با بینش مثبت بایستی به عنوان یك سرمایه تلقی شود و این به خاطر این است كه در بحران، مجموعه امكانات سازمان، ساختارها، نیروی انسانی، توانمندی قانونی، و... به خوبی با همدیگر تركیب شده و همدلی مناسبی در سازمان ایجاد و از امكانات بلااستفاده سازمان به نحو مطلوبی استفاده می شود.

هرچند بروز بحران سرمایه است ولی بعضی از بحرانهای سركش، موجب اختلال در روند كار سازمانی شده و تحقق اهداف سازمان و مزیت رقابتی از بین می رود. بحران در سازمانها یك دفعه به وجود نمی آید بلكه طی مدت زمانی طولانی زمینه های آن در فرایندها، ساختارها و منابع انسانی شكل گرفته و سپس به بروز بحران منجر می شود.

برای پیشگیری از بحرانهای منفی و مدیریت صحیح بر آن، لازم است تمهیدات لازم قبل از شكل گیری خمیرمایه بحران، اندیشه شود. یكی از رویكردهایی كه به شكل جدی و عملیاتی به مدیریت بحران و پیشگیری از بروز بحران كمك می كند نظام مدیریت كیفیت فراگیر (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) است. این امر به خاطر این است كه نظام مدیریت كیفیت فراگیر یك نظام مشكل یاب و بحران یاب است، بر این اساس و باتوجه به نقش موثر مدیریت كیفیت فراگیر در پیشگیری از مدیریت بحرانهای سازمانی در این مقاله سعی بر آن است مفهوم ومؤلفه های موثر در بحرانهای سازمانی، مفهوم مدیریت كیفیت فراگیر تبیین و به نقش نظام مدیریت كیفیت فراگیر (T.Q.M) در پیشگیری از بحرانهای نامطلوب در ابعاد مختلف پرداخته شود.

مؤلفه های موثر در بحرانهای سازمانی
بحرانهای سازمانی شرایطی را فــــراهم می كنند كه روند عادی كار و فعالیت با وقفه موقت و یا نسبتاً پایدار مواجه می شود. بحران عبارت است از وضعیتی كه نظم سیستم اصلی یا قسمتهایی از آن را مختل كرده و پایداری آن را به هم می زند.

بحران وضعیتی است كه تغییری ناگهانی در یك یا چند قسمت از عوامل متغیر سیستم به وجود می آورد (شدت و ضعف بحرانها بستگی به عوامل تشدیدكننده و یا عناصر كاهش دهنده بحران و تكنیك های موجود برای مدیریت دارد.(1)

در بروز بحرانهای سازمانی عوامل مختلفی دخیل هستنــــد كه پرداختن به موقع، به آنها می تواند بحران را مهار كند. بحران در سازمانها بیشتر ناشی از نارسائیهای محیط داخلی و عدم موفقیت مدیریت ناشی می شود. به طور خلاصه می توان گفت بحران، درنتیجه مدیریت ناموفق پیدا می شود و یك مدیریت اثربخش می تواند اخطارهای بحران را دریابد و بعضی نشانه ها را از قبل پیش بینی كند. عوامل درون سازمانی موثر در بحــــران را در شش گروه می توان جمع بندی كرد:

نحوه عملكرد مدیران سازمان؛
عدم كفایت تجربه و جمع آوری اطلاعات؛
ارزشها، عقیده و نگرش مدیریت؛
پیشینه تاریخی و تجارب سازمان؛
مرحله عمر زندگی سازمان؛
ویژگیهای دیگــر سازمان نظیر درجه تمركز و... (2)
از دیدگاه دیگر، عوامل زاینده بحرانهای سازمان را می توان در پیچیدگی، پیوندگی اندازه دامنه، سرعت و هویدایی دانست. (3)

بحرانهای سازمانی معمولاً خبر نمی كنند و یكی از ویژگیهای عمده آنها همین غیرمترقبه بودن آنهاست كه تصمیم گیرندگان را با هیجان و اضطراب مواجه می كند. به طوركلی، عوامل موثر در بروز بحران و شــدت و ضعف آن را می توان در شكل شماره 1 نشان داد.



مفهوم مدیریت كیفیت فراگیر
در مدیریت كیفیت فراگیر بر طراحی، انتخاب فناوری و فرایندهای مناسب تولید، آموزش كیفیت، مشاركت بیشتر كاركنان، توجه به نیازهای مشتریان و لزوم اندازه گیری كار تاكید شده است. مدیریت كیفیت فراگیر فقط به محصول برنمی گردد و یك دیدگاه جامع نسبت به سازمان و محصول دارد و تمام فعالیتها و فرایندها و جزییات كار را دربردارد.

در تعریف مدیریت كیفیت فراگیر می توان به نكات زیر اشاره كرد:
كیفیت بالای محصولات و خدمات كه موجب رضایت مشتری می گردد؛
منطقی بودن قیمت؛
مشاركت كلیه كاركنان شركت؛(4)
اصلاح مداوم فرایندهای كاری؛
حل مسئله ریز و درشت سازمان برحسب اولویت؛
سرشكن كردن تصمیم گیری دركل سطوح سازمان.
مدیریت كیفیت فراگیر یك سیستم هزینه اثربخش برای انسجام تلاشهای بهبود كیفی مستمر افراد در كلیه سطوح سازمان برای ارائه خدمات وكالاهایی است كه رضایت مشتریان را تضمین می كند و در جستجوی این است كه فرهنگی را ایجاد كند تا كلیه كاركنان به وسیله آن به طور مداوم سازماندهی كارشان را با نگرش تامین نیازمندیهای متغیر و متنوع مشتریان بهبود بخشد. برای مدیریت كیفیت فراگیر سه محور بیان شده است:

مشتری گرایی؛
كارگروهی؛
نگرش علمی تصمیم گیری.(5)
در مفهوم مدیریت كیفیت فراگیر مؤلفه های زیر نهفته است:
چشم انداز گرایی؛
راهبری سازمان به شكل موثر؛
همكاری با پیمانكاران و تامین كنندگان؛
توسعه مشاركت كاركنان؛
فرایندگرایی؛
خلاقیت و بهبود مستمر؛
مسئولیتهای اجتماعی سازمان؛
نتیجه گرایی.
به طوركلی، مدل عملیاتی مدیریت كیفیت فراگیر را می توان در شكل شماره 2 نشان داد.


مدیریت كیفیت فراگیر با ابزارها و الگوهای خود سازمان را بهبود می بخشد و مزیت رقابتی برای سازمان ایجاد و از بروز بحرانهای مخرب جلوگیری می كند. این سیستم درصورت بروز بحران به مدیران و دست اندركاران كمك می كند تا به نحوی مطلوب بحران را مدیریت و آن را حل و فصل كنند. به طوركلی مدیریت كیفیت فراگیر در ابعاد زیر به پیشگیری از بحران و یا مدیریت بحران كمك می كند.

1 - كمك به اندازه پذیر كردن مشكلات سازمانی: یكی از عوامل موثر در بروز بحرانهای سازمانی نبود شاخصهای معین و مشخص و اندازه پذیر نبودن مشكلات است. بعضاً مدیران و كاركنان سازمان مشكلات سازمان را درك كرده ولی به دلیل نداشتن شاخص و یا مشخص نبودن نحوه اندازه گیری نمی توانند به شكل مطلوب به جنگ مشكلات رفته و درنتیجه بحران به وجود می آید.

زمانی در سازمان بحران به وجود می آید كه ما نتوانیم پدیده ها را اندازه گیری كنیم و اگر ما نتوانیم پدیده ها و مسائل را اندازه پذیر كنیم، درآن صورت نمی توانیم بر آنها مدیریت كنیم و نتیجه آن پس از مدتی، بروز بحران است.

نظام مدیریت كیفیت فراگیر ازطریق شاخص سازی زمینه های بروز بحران را در سازمان ازبین برده و به راحتی به مدیران و كاركنان كمك می كند كه بر بحرانهای سازمانی فائق آیند. به طوركلی، نظام مدیریت كیفیت فراگیر در بعد شاخص سازی از راههای زیر در پیشگیــری از بحران و مدیریت بحران كمك می كند:

1 - مقادیر كمی برای مسائل و مشكلات سازمانی تعیین می كند؛
2 - همواره به دنبال تعیین فاصله وضع موجود و مطلوب است؛
3 - معیارهای مناسبی برای انتخاب شاخصهای سازمانی به دست می دهد؛
4 - با الگوبرداری و مقایسه سازمان با آن وضعیت را مشخص می كند؛
5 - با ارائه چك لیست های كنترلی تسلط بر اوضاع سازمانی را راحت تر می كند؛
6 - ترازنامه نقاط قوت و ضعف سازمان را ارائه می دهد.
2 - نهادی كردن مشكلات سازمانی: نظام مدیریت كیفیت فراگیر یك نظام مشكل یاب است و بحران در سازمان نشأت گرفته از مشكلات سازمانی است. زمانی كه سازمان نسبت به مسائل و مشكلات مختلف خـــود بی تفاوت باشد پس از مدتی مسائل و مشكلات دست به هم داده و وضعیت پیچیــــده ای را به وجود می آورد كه نتیجه آن بروز بحران سازمانی است.

مدیریت كیفیت فراگیر با ابزارهایی كه به كار می گیرد مكانیسم دائمی در سازمان طراحی و پیاده سازی می كند كه دائماً مشكلات شناسایی گردد. به كارگیری تكنیك هایی نظیر طوفان مغزی در مدیریت كیفیت فراگیر موجب شناسایی مشكلات توسط همه كاركنان سازمان می گردد.

3 - ارائه الگوبرای شناخت گلوگاههای سازمانی: در سازمانها معمولاً گلوگاههای كاری منشا بروز بحران هستند و یا حداقل بروز بحران سازمانی را تسریع می كنند. مدیریت كیفیت فراگیر ازطریق مكانیسم های خود، سازمان را قادر می سازد تاگلوگاه خود را شناسایی و مسائل و مشكلات مــــــربوط به آن را اولویت بندی كند.

در این راستا، مدیریت كیفیت فراگیر از دو طریق به پیگیری بحران می پردازد:
تعیین محورهای اساسی كه به مرور برای سازمان گلوگاه می شوند، معمولاً مدیریت كیفیت فراگیر به شكل اصولی و منطقی روی محورهای اساسی زیر متمركز بوده و دائماً آنان را تحت كنترل دارد.
مكانیسم دیگری، نظام مدیریت كیفیت فراگیر در سازمان به كار می گیرد و تا از بحران پیشگیری شود.
اولویت بندی مسائل و مشكلات ریز و درشت سازمان است كه معمولاً شناسایی مشكلات ریز و درشت سازمان كار زیاد دشواری نیست، آنچه سازمانها را با بحران نــــــزدیك تر می كند عدم اولویت بندی مشكلات بوده كه این امر وقت و انرژی صرف حل مشكلات نمی شود. به طوركلی، مدیریت در این بعد، مدیریت فراگیر با ارائه روشهای زیر اولویت بندی مشكلات به شكل عملیاتی و جدی كمك می كند تا از بحران سازمان پیشگیری شود.

روش اولویت گذاری مسائل با استفاده از مقایسه دوجفتی؛
روش تعیین اولویت مسائل و مشكلات ازنظر قابلیت اجرایی در واحدهای سازمانی؛
روش اولویت بندی مسائل با استفاده از ماتریسی اثربخشی و سهولت حل مسئله.
4 - ایجاد حساسیت نسبت به زمان: یكی از بیماریهای مدیریت در سازمانهای دولتی عدم استفاده صحیح و موثر از وقت است كه به لحاظ عدم انجام كارهای سازمانی در موعد مقرر، زمینه های بروز بحران به وجود می آید. معمولاً بحران طی زمان طولانی شكل می گیرد.

یكی از شاخصها و معیارهایی كه با آن درمورد مــــاهیت فرهنگ اجتماع یا سازمان می توان قضاوت كردمفهوم زمان است، زیرا استفاده از زمان به عنوان یك منبع، شاخصی برای كارامدی مدیریت یك سازمان است. یكی از شیوه ها و ابزارهایی كه درعمل، كاركنان سازمان را نسبت به وقت حساس ودرنتیجه بخشی از بحرانها را پیشگیــــری می كند، پیاده سازی نظام مدیریت فراگیر است و این به خاطر این است كه نظام مذكور نحوه استفاده از وقت را درعمل به افراد یاد می دهد. به طوركلی، نظام مدیریت كیفیت فراگیر در بعد ایجاد حساسیت نسبت به زمان به طریق زیر از بحرانهای سازمانی پیشگیری می كند:

میزان و دلایل اتلاف وقت در گذشته را مشخص می سازد؛
كــاركنان را وادار به تقسیم بندی وقت خود می كند؛
زمـــــان بندی درعمل به افراد آموزش داده می شود؛
همواره گذشته، حال و آینده را مقایسه و زمان را برای كاركنان معنی دار می كند. (6) 5 - به كارگیری راه حلهای خلاقانه در سازمان: یكی از عواملی كه می تواند سازمان را در مقابل بحرانهای نامطلوب تضمین كند، وجود خلاقیتهای فردی و جمعی و به كارگیری روشهای خلاقانه درحل و فصل مسائل و مشكلات است، خلاقیت موجب جاری شدن ایده ها و افكار جدید در سازمان شده و بهبود و تحول را به دنبال دارد و از این بابت سازمان با محیط خود سازگار می گردد. برای افزایش خلاقیت، به كارگیری روش حل مسئله در بهتركردن كارگروهی در حلقه های كیفیت بسیار اهمیت دارد. ثابت شده است كه خلق ایده ها به وسیله كارجمعی كاركنان در گروههای كیفیت بهتر از انجام فعالیتهای فردی است.(7)
مدیریت كیفیت فراگیر ازطریق به كارگیری راه حلهای خلاقانه براساس شكل شماره 3 به پیشگیــری از بحران و مدیریت بحران كمك می كند.



6 - خودارزیابی فردی و سازمانی: خودارزیابی عبارت است از مرور منظم، سیستماتیك و فراگیر فعالیتها و نتایج حاصل از آن در یك سازمان كه باعث می شود سازمانها به طور شفاف، نقاط قوت و زمینه های بهبود خود را ارزیابی و به خوبی شناسایی كنند و فعالیتهای برنامه ریزی شده برای بهبود مستمر را تدوین كنند. (8)

خودارزیابی به سازمان كمك می كند نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی، فرصتها را تشخیص و سازمان را به سمت برنده شدن و نهایتاً از بروز بحران جلوگیری كند. به طوركلی، نظام مدیریت كیفیت فراگیر با استقرار ابزارهایی برای خودارزیابی از بروز بحرانهای سازمان جلوگیری می كند.

7 - طراحی مكـــانیسم تلفیق فرایندمداری و نتیجه مداری: یكی ازعوامل موثر در بروز بحرانهای سازمان غافل شدن از فرایندهای سازمانی است. زمانی كه بر فرایندها به شكل مطلوبی مدیریت شود فرایندهای سازمانی به طور مداوم اصلاح و از بروز بحران جلوگیری می شود. توجه تنها به فرایند بدون نگرش به نتایج مطلوب نیست و صرفاً به نتیجه فكر كردن نیز سازمان را از بحران رهایی نمی دهد. مدیریت كیفیت فراگیر و تلفیق نگرش فرایندمدار و نتیجه مدار از بروز بحرانهای نامطلوب سازمانی جلوگیری می كند.

نتیجه گیری
بروز بحرانهای سازمانی باتوجه به تحولات محیطی امر اجتناب ناپذیری است، برای پیشگیری و مدیریت بر بحرانهای سازمانی مكانیسم های مختلفی وجود دارد كه یكی از آنها مدیریت كیفیت فراگیر است.
با استقرار مدیریت كیفیت فراگیر در دو بعد می توان بر بحران مدیریت كرد، از یك طرف زمینه و ریشه های شكل گیری بحران شناسایی و تحت كنترل قرار می گیرد و بحران به حداقل ممكن می رسد و از طرف دیگر، درصورت بروز بحــــران، مدیریت بر آن راحت و ساده می گردد.

مدیریت كیفیت فراگیر با مكانیسم های كمك به شاخص سازی سازمانی، شناسایی و مشكلات سازمانی به صورت مداوم، نظارت بر گلوگاههای سازمانی، ایجاد حساسیت نسبت به زمان، به كارگیری راه حلهــــای خلاقانه، مداوم سازی خود ارزیابی فردی و سازمانی و تلفیق نگرش فرایندمدار و نتیجه مدار به پیشگیری از بروز بحرانهای سازمانی كمك و مدیریت بر آن را ساده و لذت بخش می كند.

منابع و مأخذ:
1 - مهشید، یزدان پناه، برنامه ریزی و مدیریت بحران، مجله تدبیر، شماره 127، آبان 81 ، ص 51
2 - مهرگان تحویلداری و مهین اكبری، مدیریت بحران و چگونگی مقابله با آن، مجله مدیریت، شماره 53 و 54، مهر و آبان 1380 ، ص 45.
3 - فاتحی، روشهای موفقیت در مدیریت بحران، مجله تدبیر، شماره 123، تیرماه 1381، ص 88
4 - ایرج، سلطانی، دستاوردهای فرهنگی مدیریت كیفیت فراگیر، مجله تدبیر، شماره 112، خرداد 1380، ص 50
5 - علی، محمد مصدق راد، مدیریت كیفیت فراگیر، مدل چنگالی، مجله تدبیر، شماره 130، بهمن 1381، ص 77
6 - ایرج، سلطانی، دستاوردهای فرهنگی مدیریت كیفیت فراگیر، مجله تدبیر، شماره 112، خرداد 1380، ص 53
7 - داود، حسین زاده و صدیقه صائمیان، مفاهیم و فلسفه مدیریت كیفیت جامع، مجله تدبیر، شماره 129، دی ماه 81 ، ص 62
8 - غلامرضا، توكلی، مدیریت كیفیت، یك گام به سوی توسعه اقتصادی، مجله تدبیر، شماره 130، بهمن 81، ص 123
ایرج سلطانی: عضو هیئت علمی دانشگاه آزاد واحد نجف آباد و مدیر تحقیقات نیروی انسانی شركت فولاد مباركه




دیدگاه ها : () 




آخرین ویرایش: - -

FellowEquality.com

chambersojunoxhumw.jimdo.com
پنجشنبه 29 تیر 1396 12:19 ق.ظ
Howdy! I could have sworn I've been to this site
before but after reading through some of the post I realized it's new to me.
Anyways, I'm definitely glad I found it and I'll be book-marking and checking back frequently!
BHW
چهارشنبه 30 فروردین 1396 07:13 ب.ظ
Hello to every body, it's my first visit of this blog; this webpage contains remarkable and actually
excellent information for readers.
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر